Propuesta Organizacional para la Gestión de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un proceso único consistente en un conjunto de actividades (…) coordinadas y controladas con fecha de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con los requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

La organización del proyecto normalmente es temporal y se establece para el tiempo de duración del proyecto.

La gestión del proyecto comprende la planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto. (Términos y Definiciones 3.5 Proyecto / 3.6 Gestión del Proyecto. ISO 10006:2003)

Los ejemplos de proyectos, incluyen entre otros:

• El desarrollo de un nuevo producto, servicio o resultado;
• La implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el personal o el estilo de una organización;
• El desarrollo o la adquisición de un sistema de información nuevo o modificado (hardware o software);
• La realización de un trabajo de investigación cuyo resultado será adecuadamente registrado;
• La construcción de un edificio, planta industrial o infraestructura; o
• La implementación, mejora o potenciación de los procesos y procedimientos de negocios existentes. (1.2 ¿Qué es un Proyecto? Guía del PMBok 5° Ed.)

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Grupos de Procesos. 

Estos cinco Grupos de Procesos son: 

• Inicio, 
• Planificación, 
• Ejecución, 
• Monitoreo y Control, y 
• Cierre. (1.3 ¿Qué es la Dirección de Proyectos? Guía del PMBok 5° Ed.)

Los ejemplos de elementos del marco de gobernabilidad de un proyecto incluyen:

• Los criterios de éxito del proyecto y de aceptación de los entregables; 
• El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes que surjan durante el proyecto; 
• La relación entre el equipo del proyecto, los grupos de la organización y los interesados externos; 
• El organigrama del proyecto que identifica los roles del mismo; 
• Los procesos y procedimientos para la comunicación de información; 
• Los procesos para la toma de decisiones del proyecto; 
• Las guías para alinear la gobernabilidad del proyecto con la estrategia de la organización; 
• El enfoque del ciclo de vida del proyecto; 
• El proceso para la revisión de fases o cambios de etapas; 
• El proceso para la revisión y aprobación de cambios al presupuesto, al alcance, a la calidad y al cronograma que están fuera de la autoridad del director del proyecto; y 
• El proceso para alinear a los interesados internos con los requisitos de los procesos del proyecto.

El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. El rol del director del proyecto es diferente del de un gerente funcional o del de un gerente de operaciones. Por lo general, el gerente funcional se dedica a la supervisión gerencial de una unidad funcional o de negocio y la responsabilidad de los gerentes de operaciones consiste en asegurar que las operaciones de negocio se llevan a cabo de manera eficiente.(1.7 Rol del Director del Proyecto Guía del PMBok 5° Ed.)

El equipo del proyecto incluye al director del proyecto, al personal de dirección del proyecto y a otros miembros del equipo que conjuntamente desarrollan el trabajo para alcanzar sus objetivos, pero que no necesariamente participan en la dirección del proyecto. Este equipo está compuesto por individuos procedentes de diferentes unidades o equipos de trabajo funcional, con conocimientos en una materia específica o con un conjunto de habilidades específicas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. La estructura y las características de un equipo de proyecto pueden variar ampliamente, pero una constante es el rol del director del proyecto como líder del equipo, independientemente de la autoridad que éste pueda tener sobre sus miembros.

Modelo de Gestión y Desarrollo de Proyectos



El director del proyecto puede interactuar con los tres niveles superiores, dependiendo de factores tales como: 

• La importancia estratégica del proyecto,
• La capacidad de los interesados para influir en el proyecto,
• El grado de madurez en la dirección de proyectos,
• Los sistemas de dirección de proyectos, y
• Las comunicaciones en la organización. 

Esta interacción determina características del proyecto, tales como:

• El grado de autoridad del director del proyecto,
• La disponibilidad y la gestión de los recursos,
• La entidad que controla el presupuesto del proyecto,
• El rol del director del proyecto, y
• La composición del equipo del proyecto.

El objetivo es asegurar que los proyectos se realicen cumpliendo el alcance, plazos y requisitos de calidad establecidos.

El proceso de “Dirección de Proyectos" proporciona el conjunto de pautas, procedimientos y recursos necesarios para realizar una correcta gestión de los proyectos durante el ciclo de vida completo:


Objetivos de la Dirección de Proyectos:

• Gestionar de forma eficaz el arranque y evolución de un proyecto. 
• Controlar y actuar frente a las desviaciones que se produzcan en un proyecto. 
• Facilitar la consecución del cierre técnico y aprobación del proyecto.

Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos



Ciclo de Vida del Proyecto e Interacción de Gobernabilidad



Entregables por Fase de Ejecución



El carácter obligatorio o recomendado de documentar cada uno de los distintos tipos de entregables, dentro del ámbito de la gestión de proyectos que se asocian con cada fase de ejecución del proyecto, depende del tamaño del mismo.

Influencia de la Estructura de la Organización en los Proyectos 


Siendo entonces las estructuras organizacionales de tipo funcional, es necesario migrar a otras formas organizativas más flexibles y adaptables a la Gestión de Proyectos, tal y como se muestra a continuación:

Organización Matricial Equilibrada


Organización Matricial Fuerte


Organización Compuesta


Comentarios

Publicar un comentario

Entradas populares de este blog

Gemba Kaizen

Imagen
¿Qué es? Es un modelo de gestión enfocado a la creación de procesos de mejora para poder entregar el máximo valor para los usuarios(as), utilizando para ello los mínimos recursos necesarios: es decir ajustados. ¿Por qué lo usamos y qué beneficios trae? Eliminando el despilfarro, mejora la calidad y se reducen los tiempos de entrega y el costo. Las herramientas lean (en inglés, “ágil”, “esbelto” o “sin grasa”) incluyen procesos continuos de análisis (llamadas “kaizen” en japonés), producción pull (“disuasión e incentivo”, en el sentido del término japonés “kanban”), y elementos y procesos «a prueba de fallos» (“poka yoke”, en japonés), todo desde el “gemba” japonés o área de valor. ¿Cómo llevarlo a cabo? Utilizamos una estrategia estructurada de 10 métodos llamada Gemba Kaizen (Orientación al Usuario – Enfoque Estándar (Modelo de Gestión por Procesos) – TQC Control de Calidad Total – Círculos de Calidad – Solución de Problemas – Genchi Gembutsu – 5S (Plan Cero Dese
Leer más

La mejor herramienta para hacer un modelo de negocio

Imagen
Lienzo de Modelo de Negocios Es necesario estructurar las acciones claves que se requieren para desarrollar una idea de negocios y generar así una propuesta de valor, que sea innovadora y que al mismo tiempo resulte en un modelo socio – productivo eficiente que impulse las ventas y con ello los ingresos y las ganancias. Para ello, recomiendo la aplicación de un instrumento o método de generación de modelos de negocio, hablo del “Lienzo de Modelo de Negocios” (Canvas Business Model) para describir, visualizar, evaluar y conceptualizar la propuesta de valor, bien sea un producto o un servicio. Este lienzo puede abordarse mediante una mesa de trabajo donde participen los socios o creadores iniciales de la idea de negocio, e inclusive durante su desarrollo incorporar partes interesadas según su importancia para el desarrollo a nivel de detalles de cada uno de los módulos o etapas del lienzo. Una vez desmenuzado el lienzo, esta mesa de trabajo o de "brain storming" debe
Leer más

Herramientas para la Gestión de los Riesgos de un Proyecto

Imagen
La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto.   Los objetivos de la gestión de los riesgos del proyecto consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto. (11. Gestión de los Riesgos / PmBok 5° Ed.) El riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma, el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materializarse, uno o más impactos. Una causa puede ser un requisito  especificado  o  potencial,  un  supuesto,  una  restricción  o  una  condición  que  crea  la  posibilidad  de  consecuencias tanto negativas como positivas. 
Leer más