Las 5S: Mejora del Entorno de Trabajo

¿Qué es?

Un Método para mejorar y compartir un ambiente adecuado de trabajo con nuestros compañeros y compañeras.

¿Por qué lo usamos y qué beneficios trae?

La organización, el orden y la limpieza de nuestra área facilita el trabajo, permitiéndonos trabajar como un equipo cuando la disciplina y el hábito de aplicación es colectivo, mejorando las condiciones morales y laborales del personal, su productividad y desempeño, reduciendo gastos de tiempo y energía, riesgos de accidentes laborales o sanitarios.

¿Cómo llevarlo a cabo?

Utilizamos una estrategia estructurada de 5 etapas llamada 5S (Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu - Shitsuke), la cual incorpora actividades como herramientas de trabajo en equipo para implementar el sistema de calidad.

Las 5 “S” vienen de las iniciales de las palabras japonesas para cada una de las cinco actividades que intervienen en el Método:

SELECCIÓN

CONSISTE EN SEPARAR LOS MATERIALES NECESARIOS DE LOS MATERIALES INNECESARIOS Y DESHACERSE DEL INNECESARIO. EL PROPÓSITO DE ESTA ACTIVIDAD ES TENER EN EL ÁREA TODO LO QUE NECESITAMOS Y SÓLO LO QUE NECESITAMOS PARA EL TRABAJO DIARIO.

Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo en la sección de archivos o en el almacén).

• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina o en una zona de almacenamiento).
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
• Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton). El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

ORDEN

CONSISTE EN IDENTIFICAR Y UBICAR LOS MATERIALES SELECCIONADOS EN LA FASE DE ORGANIZACIÓN. (QUE CADA COSA ESTÉ IDENTIFICADA Y EN SU SITIO Y HAYA UN SOLO SITIO PARA CADA COSA.)

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de recoger o sobre un soporte).
• Definir las reglas de ordenamiento.
• Hacer obvia la colocación de los objetos.
• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.
• Clasificar los objetos por orden de utilización.
• Estandarizar los puestos de trabajo.

Favorecer la disciplina FIFO (del inglés “First in, first out”, en español “primero en entrar, primero en salir”), utilizada en teoría de colas para definir que el primer elemento en salir de una cola de espera o un almacenamiento será aquél que entró primero.

LIMPIEZA

CONSISTE EN ELIMINAR TODAS LAS FUENTES DE SUCIEDAD Y REPARAR LOS DETERIOROS. SU PROPÓSITO ES MANTENER LIMPIO EL ÁREA DE TRABAJO Y TODOS LOS MATERIALES EN PERFECTO ESTADO DE USO, HACIENDO VISIBLE CUALQUIER ANOMALÍA.

Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías.
• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones.
• Facilitar la limpieza y la inspección.
• Eliminar la anomalía en origen.

CONTROL VISUAL

CONSISTE EN ESTABLECER SISTEMAS VISUALES QUE PERMITAN GESTIONAR FÁCILMENTE EL NIVEL ALCANZADO DE ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA. (PODER VISUALIZAR RÁPIDA Y CLARAMENTE LAS SITUACIONES ANÓMALAS)

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

• Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».
• Favorecer una gestión visual.
• Estandarizar los métodos operatorios.
• Formar al personal en los estándares.

DISCIPLINA Y HÁBITO

CONSISTE EN ACTUAR EN TODO MOMENTO CONFORME CON LAS NORMAS ESTABLECIDAS. DEFINIR, IMPLANTAR Y EVALUAR LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO ACORDADOS Y EVIDENCIAR ÁREAS DE MEJORA CON EL FIN DE MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE LA ORGANIZACIÓN, ORDEN Y LIMPIEZA DEL ENTORNO DE TRABAJO.

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PHVA (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del método de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí mismo.

La implementación de cada una de las 5S se lleva a cabo siguiendo cuatro pasos:

• Preparación: formación respecto a la metodología y planificación de actividades.
• Acción: búsqueda e identificación, según la etapa, de elementos innecesarios, desordenados (necesidades de identificación y ubicación), suciedad, etc.
• Análisis y decisión en equipo de las propuestas de mejora que a continuación se ejecutan.
• Documentación de conclusiones establecidas en los pasos anteriores.